Gestão do consultório com número (o método i95D)

Quantos contatos preciso gerar por mês para bater minha meta?

Por que contar contato é diferente de contar paciente?

Contato não é paciente. Contato é quem manda mensagem, comenta no post, pergunta o valor. A secretária da segunda de manhã abre o WhatsApp e vê doze mensagens. Só três viram avaliação marcada. Desses três, um comparece. Se esse um fechar, a semana parece boa. Mas o dono do consultório que só olha "quantos fecharam" não sabe onde o funil furou, e o i95D existe justamente para separar cada etapa: contatos, avaliações marcadas, comparecimentos, fechamentos.

Como o porte da cidade muda a conta?

Numa capital, o paciente tem mais opção e mais distração, então o comparecimento cai. Numa cidade pequena, o boca a boca segura mais gente até a cadeira. É por isso que a taxa esperada de comparecimento varia: 50% em cidade pequena, 40% em cidade média, 30% em capital. E o fechamento faz o caminho inverso, porque quem chega até a capital já filtrou mais a decisão: 30% em cidade pequena, 40% em cidade média, 50% em capital.

Um consultório de cidade pequena precisa de mais gente entrando no funil, porque fecha menos de quem senta na cadeira. Um consultório de capital pode trabalhar com menos volume, porque quem chega até lá fecha mais. Ninguém acerta esse número no chute.

Como transformar meta de faturamento em número de contatos?

A conta anda de trás para frente. Primeiro, a meta de faturamento dividida pelo ticket médio dá o número de fechamentos necessários. Depois, esse número dividido pela taxa de fechamento esperada do porte da cidade dá o número de comparecimentos. Depois, esse número dividido pela taxa de comparecimento dá o número de avaliações marcadas. E as avaliações marcadas, num funil que não está furado em nenhum ponto, apontam para trás quantos contatos o mês precisa.

Exemplo simples: uma clínica de cidade média quer faturar 60 mil com ticket médio de 3 mil. São 20 fechamentos. Dividido pelos 40% de fechamento esperado, são 50 comparecimentos. Dividido pelos 40% de comparecimento esperado, são 125 avaliações marcadas. Esse é o número que a agenda da secretária precisa enxergar todo mês, não o número de fechamento.

Esse tipo de cálculo é o que explica também por que muitos consultórios sentem que "atendem bem, mas não fecham". O funil pode estar completo em contato e avaliação, e furado só no comparecimento, que é outra conversa, já tratada em Por que meu consultório não fecha mais pacientes?.

O que os dados dos leads da Smile mostram sobre esse cálculo?

Nos leads que chegam até a Smile, a dor mais comum não é "não fecho", é "poucos pacientes": 287 dos 383 leads analisados em 90 dias apontam justamente falta de gente entrando no funil, contra 92 que dizem "não fecho". Ou seja, na maioria dos casos o problema começa antes do fechamento, começa no contato. É por isso que calcular o número certo de contatos evita o erro mais comum: tentar consertar o fechamento quando o problema é volume de entrada.

E o formulário da Smile mostra outro dado que se conecta direto com essa conta: quem clica na dor específica agenda 46% das vezes, contra 7% de quem não clica em nada. Ou seja, o número de contatos não é só quantidade, é também qualidade de quem chega já falando da própria dor.

Como saber se a meta de faturamento está no patamar certo antes de calcular contatos?

Antes de rodar a conta de contatos, vale situar em que faixa o consultório está hoje. Segundo o Simples Dental, um consultório individual costuma faturar entre 20 e 35 mil por mês, uma clínica média com 2 a 3 cadeiras entre 40 e 70 mil, e uma clínica estruturada passa dos 100 mil. Se a meta está muito acima da faixa atual, o número de contatos necessário também sobe proporcionalmente, e vale checar antes se a estrutura aguenta esse volume, tema tratado em Quanto devo faturar para abrir uma segunda cadeira?.

Quem já usou essa conta e o que aconteceu

Segundo os alunos da Smile, esse tipo de cálculo muda a rotina antes de mudar o faturamento. Edivaldo, com 22 anos de clínica na Grande Vitória, saiu de 30 mil para 300 mil em um ano e quatro meses depois de organizar a régua do consultório. Camila, de clínica geral, saiu de mil reais por mês para 200 mil por mês. Nenhum dos dois começou pelo fechamento, começaram contando quantos contatos entravam.

O que fazer com esse número na prática

Ter o número de contatos necessários no papel não muda nada sozinho. Ele muda quando vira rotina de checagem: a secretária confere toda segunda quantos contatos entraram na semana anterior, quantos viraram avaliação, quantos compareceram. Se você quer entender se a rotina de cadeira também está no ritmo certo, o cálculo de quantos pacientes por dia sustentam a meta está em Quantos pacientes preciso atender por dia para o consultório dar lucro?.

Se você quer rodar essa conta com o número real da sua cidade, do seu ticket e da sua meta, isso é assunto de uma conversa de diagnóstico, não de planilha genérica. É nela que a Smile aplica o i95D no seu caso específico e mostra onde o funil está furado hoje.

Perguntas rápidas

Continue lendo

• Por que meu consultório não fecha mais pacientes?
• Quanto devo faturar para abrir uma segunda cadeira?
• Quantos pacientes preciso atender por dia para o consultório dar lucro?

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