Gestão do consultório com número (o método i95D)

Gestão para dentistas: quantas avaliações uma clínica em capital precisa marcar para fechar a meta do mês?

Por que capital pede mais avaliações do que cidade pequena?

A resposta está na taxa de comparecimento. Numa cidade pequena, o dentista costuma conhecer o paciente, ou o paciente conhece alguém que já foi atendido ali. Isso ajuda o comparecimento a chegar perto de 50%. Numa capital, o paciente marca a avaliação e ainda compara com três outras clínicas antes de aparecer. A taxa de comparecimento esperada em capital é 30%, quase metade do que se vê em cidade pequena. Isso significa que, para o mesmo número de pacientes na cadeira, a capital precisa marcar bem mais avaliações do que o interior.

Como a conta funciona na prática?

Pega o exemplo de uma clínica em capital com meta de 60 mil no mês e ticket médio de 2 mil reais. Isso dá 30 fechamentos necessários. Com taxa de fechamento de 50% (a esperada em capital), a clínica precisa de 60 comparecimentos. Como só 30% de quem marca aparece, ela precisa agendar 200 avaliações. E como nem todo contato vira avaliação marcada, o número de contatos sobe ainda mais. É esse encadeamento, contato → avaliação marcada → comparecimento → fechamento, que o método i95D organiza numa régua só.

Esses números não são fixos. Servem de referência para o dentista não trabalhar no escuro, sabendo que se marcar 60 avaliações num mês em vez de 200, a meta de 60 mil provavelmente não fecha, mesmo que a agenda pareça ocupada.

Por que "poucos pacientes" nem sempre é o problema real?

Dos 383 leads que chegam até a Smile, 250 faturam menos de 20 mil por mês, e 287 apontam "poucos pacientes" como a dor principal. Mas quando a clínica está em capital e não olha a taxa de comparecimento esperada, o problema pode não ser volume de contato, e sim o fato de que 70% de quem marca simplesmente não aparece. É diferente de uma clínica pequena, onde o comparecimento naturalmente é maior e o gargalo costuma estar em outro ponto do funil, como mostra o texto sobre quanto uma clínica com 2 a 3 cadeiras deveria faturar por mês.

O que fazer quando a conta não fecha?

Primeiro, medir. Antes de aumentar orçamento de anúncio ou trocar de agência, o dentista precisa saber em qual das quatro etapas a régua está travando: contato, avaliação marcada, comparecimento ou fechamento. Se as avaliações estão sendo marcadas mas o comparecimento é baixo, o problema está na confirmação, não no anúncio. Se o comparecimento está dentro do esperado mas o fechamento não acontece, o problema está no orçamento, na condução da consulta, ou na secretária que não sabe o que perguntar na confirmação.

A calculadora do i95D pede três números: cidade, ticket médio e meta de faturamento. Com isso, ela devolve quantos contatos, quantas avaliações e quantos comparecimentos o mês exige, considerando a taxa de comparecimento e a taxa de fechamento esperadas para o porte da cidade. Não é uma meta arbitrária. É a meta que o próprio funil pede para bater o número que o dentista escolheu faturar.

Se sua clínica está em capital e a agenda parece cheia mas o caixa não fecha, o próximo passo não é anunciar mais. É medir onde a régua trava, com os números certos para o seu porte de cidade.

Perguntas rápidas

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